Luật Lưu trữ 2024 và các nghị định hướng dẫn như Nghị định 113/2025/NĐ-CP, Thông tư 05/2025/TT-BNV đã chính thức đặt ra yêu cầu bắt buộc về:

• Quản lý hồ sơ điện tử

• Lưu trữ số lâu dài

• Bảo quản tài liệu điện tử theo mô hình OAIS

• Đảm bảo truy xuất – khai thác – chứng thực dữ liệu

Điều này có nghĩa:

Doanh nghiệp, Tập đoàn, Cơ quan Nhà nước nếu không triển khai hệ thống lưu trữ số đúng chuẩn sẽ đối mặt với:

• Nguy cơ không tuân thủ pháp lý

• Mất dữ liệu do không có cơ chế WORM

• Không thể chứng thực tài liệu khi thanh tra

• Không đủ tiêu chuẩn kết nối Chính phủ số

Đây là hệ thống bao gồm 2 lớp lõi:

1️⃣ Phần mềm quản lý & khai thác hồ sơ điện tử
2️⃣ Hệ thống kho lưu trữ số chuẩn OAIS – ISO 14721

Giải pháp được thiết kế theo kiến trúc microservices, container Docker, mở rộng ngang không giới hạn

Hệ thống đáp ứng:

• ISO 14721 (OAIS – Open Archival Information System)

• ISO 27001 – An toàn thông tin

• Nghị định 30/2020/NĐ-CP

• Nghị định 113/2025/NĐ-CP

• Thông tư 05/2025/TT-BNV

• Khung Kiến trúc Chính phủ điện tử 3.0

Đây không chỉ là phần mềm lưu trữ thông thường, mà là:

Hệ thống lưu trữ điện tử đạt chuẩn pháp lý để vận hành ở cấp Tập đoàn, Tổng công ty, Bộ ngành.

Chứng nhận hợp chuyển 

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHAI THÁC HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ KHO LƯU TRỮ SỐ

 

Hệ thống vận hành theo chuỗi chuẩn quốc tế:

SIP → AIP → DIP

4.1 SIP (Submission Information Package)

• Gói thu nộp hồ sơ

• Kiểm tra checksum

• Quét virus

• Kiểm tra metadata

• Đóng gói chuẩn METS/SEDA

4.2 AIP (Archival Information Package)

• Lưu trữ dài hạn

• Chuyển đổi định dạng

• Lưu WORM (Write Once Read Many)

• Lưu theo chính sách 3-2-1

4.3 DIP (Dissemination Information Package)

• Truy xuất nhanh

• Đóng gói khai thác

• Watermark người dùng

• Giới hạn quyền truy cập

5.1 Quản lý lưu trữ hồ sơ đa định dạng

Hỗ trợ:

• Word (.doc/.docx)

• Excel

• PDF

• Ảnh (.jpg/.tiff)

• Audio (.mp3)

• Video (.mp4)

• File ký số

5.2 Công nghệ nhận dạng thông minh

• OCR nhận dạng ký tự quang học

• Tìm kiếm fulltext đa ngôn ngữ (Việt – Anh – Nga)

• AI gợi ý tài liệu tương tự

• Tự động bóc tách metadata

5.3 Hệ thống Dashboard lãnh đạo

• Báo cáo số lượng hồ sơ

• Báo cáo tài liệu hết hạn

• Theo dõi mượn – trả

• Theo dõi hành vi người dùng

• Xuất báo cáo tùy chỉnh

5.4 Phân quyền cực kỳ chặt chẽ

Phân quyền theo:

• Lãnh đạo

• Phòng ban

• Văn thư

• Cán bộ lưu trữ

• Người khai thác

Mỗi hành động đều ghi log và kiểm soát.

5.5 Chống thất thoát dữ liệu tuyệt đối

• WORM – ghi một lần, không chỉnh sửa

• Chính sách backup 3-2-1

• Có bản sao offline

• Cảnh báo truy cập trái phép

• Watermark người truy cập

Giải pháp không phụ thuộc vào SAN/NAS truyền thống.

Hỗ trợ:

• Object Storage

• S3 Protocol

• Tape LTO (20–30 năm)

• Cloud Private/Public

• AWS Glacier

• Triển khai VM, K8s, OpenShift

Do đó:

✔ Mở rộng dung lượng không giới hạn
✔ Chi phí tối ưu theo vòng đời tài liệu
✔ Phù hợp từ 10TB đến hàng Petabyte

Điểm khác biệt vượt trội so với phần mềm lưu trữ thông thường

10. Lợi ích tài chính khi triển khai

Giảm:

• 60% chi phí lưu trữ giấy

• 80% thời gian tìm hồ sơ

• 70% rủi ro thất thoát dữ liệu

• 50% chi phí vận hành kho vật lý

Tăng:

• Tốc độ xử lý thanh tra

• Tốc độ kiểm toán

• Hiệu quả khai thác dữ liệu

11. Sẵn sàng tích hợp AI trong tương lai

Hệ thống được thiết kế sẵn sàng:

• AI phân loại tài liệu

• AI dự đoán vòng đời hồ sơ

• Chatbot AI hỏi đáp tài liệu

• Phân tích dữ liệu lịch sử

Vì:

• Luật Lưu trữ 2024 đã có hiệu lực

• Cơ quan kiểm toán yêu cầu chuẩn hóa lưu trữ số

• Chuyển đổi số là bắt buộc

• Dữ liệu tăng trưởng 30–50% mỗi năm

Nếu triển khai muộn:

• Chi phí cao hơn

• Rủi ro pháp lý lớn hơn

• Hệ thống cũ khó migrate