Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhà máy sản xuất hay khu công nghiệp (KCN), công tác văn thư và lưu chuyển thông tin thường gặp các vấn đề nan giải:
Độ trễ trong luân chuyển văn bản: Một văn bản, tờ trình cần phê duyệt từ ban giám đốc nhưng phải chờ đợi do lãnh đạo đi công tác hoặc quy trình luân chuyển qua nhiều cấp phòng ban bằng bản giấy.
Chi phí vận hành khổng lồ: Chi phí in ấn giấy tờ, mực in, văn phòng phẩm và diện tích dành cho kho lưu trữ tài liệu vật lý tiêu tốn một nguồn ngân sách không nhỏ mỗi năm.
Khó khăn trong việc tra cứu và quản lý: Tài liệu lưu trữ dạng giấy dễ bị thất lạc, hư hỏng hoặc mất thời gian dài để tìm kiếm lại khi cần đối chiếu.
Thiếu tính minh bạch và minh bạch trách nhiệm: Khó theo dõi chính xác văn bản đang nằm ở bộ phận nào, ai là người chậm trễ trong việc xử lý công việc.
VOffice Viettel là hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp do Tổng Công ty Giải pháp Doanh nghiệp Viettel (Viettel Solutions) nghiên cứu và phát triển. Giải pháp này hỗ trợ số hóa toàn bộ các quy trình nghiệp vụ hành chính cốt lõi của một tổ chức, từ khâu soạn thảo văn bản, luân chuyển, ký số, phê duyệt cho đến lưu trữ và tra cứu trực tuyến.
Quản lý văn bản đi - đến toàn diện: Tiếp nhận, xử lý, phát hành và theo dõi trạng thái văn bản một cách tự động và minh bạch.
Tích hợp chữ ký số chuyên dụng: Cho phép lãnh đạo ký duyệt văn bản, quyết định mọi lúc, mọi nơi ngay trên thiết bị di động hoặc máy tính bảng thông qua chữ ký số an toàn [CẦN VIETTEL XÁC NHẬN tích hợp chữ ký số HSM/CA].
Quản lý lịch công tác và cuộc họp: Lên lịch họp, phân công nhiệm vụ, quản lý tài liệu họp trực tuyến, giảm thiểu tối đa thời gian họp hành thủ công.
Theo dõi và đôn đốc nhiệm vụ: Giao việc chi tiết đến từng cá nhân/phòng ban, tự động nhắc nhở thời hạn hoàn thành (deadline) và báo cáo tiến độ trực quan.
Việc ứng dụng VOffice Viettel mang lại những giá trị cốt lõi cho ban lãnh đạo và các phòng ban chuyên môn:
Tiết kiệm thời gian và chi phí: Cắt giảm đến 80% chi phí giấy tờ, in ấn và tối ưu hóa thời gian xử lý công việc từ vài ngày xuống còn vài phút.
Nâng cao năng suất lao động: Giải phóng nhân sự khỏi các công việc hành chính lặp đi lặp lại, tập trung vào nhiệm vụ cốt lõi của doanh nghiệp.
Ra quyết định nhanh chóng: Lãnh đạo có thể xem xét, phê duyệt hồ sơ và ký số ngay cả khi đang đi công tác, đảm bảo dòng chảy công việc không bao giờ bị đứt gãy.
Bảo mật thông tin tối đa: Phân quyền chặt chẽ theo từng cấp bậc, ứng dụng các tiêu chuẩn bảo mật tiên tiến giúp bảo vệ tuyệt đối dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp.
Khi lựa chọn giải pháp quản trị văn phòng điện tử, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:
Năng lực và kinh nghiệm của nhà cung cấp: Ưu tiên các đơn vị có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông và am hiểu sâu sắc về văn hóa quản trị tại Việt Nam như Viettel Solutions.
Khả năng tích hợp hệ thống: Giải pháp phải có khả năng kết nối mượt mà với các hệ thống sẵn có của doanh nghiệp như ERP, hệ thống tài chính kế toán hoặc hạ tầng Cloud [CẦN VIETTEL XÁC NHẬN khả năng tích hợp API tùy chỉnh].
Độ ổn định và bảo mật: Hạ tầng vận hành đạt chuẩn quốc tế, đảm bảo hệ thống luôn hoạt động thông suốt 24/7.
Dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật tận tâm: Đội ngũ chuyên gia sẵn sàng hỗ trợ, đào tạo sử dụng và xử lý sự cố kịp thời tại chỗ hoặc trực tuyến.
Trả lời: VOffice được thiết kế linh hoạt, đáp ứng đa dạng quy mô từ doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tổng công ty lớn cho đến các cơ quan nhà nước và ban quản lý khu công nghiệp.
Trả lời: Hệ thống có thể triển khai trên nền tảng Cloud hoặc hạ tầng riêng của doanh nghiệp [CẦN VIETTEL XÁC NHẬN mô hình triển khai On-Premise/Cloud]. Đội ngũ chuyên gia của Viettel Solutions sẽ khảo sát và tư vấn phương án tối ưu nhất.
Để tối ưu hóa quy trình quản trị và chuyển đổi số thành công mô hình văn phòng tại doanh nghiệp của bạn, bước đầu tiên cần thực hiện là đánh giá hiện trạng hệ thống văn thư hiện tại.
Liên hệ ngay với Viettel Solutions để nhận tư vấn chi tiết và yêu cầu demo giải pháp VOffice phù hợp nhất với mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
