Tài liệu Hướng dẫn sử dụng phần mềm moffice, voffice, văn phòng điện tử, quản lý văn bản Viettel

Thông số kĩ thuật

Bắt đầu	Tiêu đề	Video
Bài 1	Hướng dẫn nhập mới văn bản đến, trình xin ý kiến, lãnh đạo tiếp nhận văn bản và cho ý kiến	xem
Bài 2	Hướng dẫn ban hành, luân chuyển văn bản	xem
Bài 3	Trình ký và quản lý văn bản trình ký	xem
Bài 4	Hướng dẫn tra cứu cán bộ	xem
Bài 5	Hướng dẫn tra cứu tài liệu	xem
Bài 6	Hướng dẫn theo dõi bản tin nội bộ	xem
Bài 7	Hướng dẫn quản trị	xem

Download tài liệu hướng dẫn sử dụng dịch vụ

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Câu 1: Mobile CA là gì?

Trả lời: Mobile CA là dịch vụ dùng để ký văn bản bằng chữ ký điện tử (CA). Trong đó Chứng thư số được tích hợp trực tiếp trên Sim điện thoại, hiện tại chỉ có Viettel cung cấp dịch vụ này. Mobile CA có 2 loại CA Doanh nghiệp và CA cá nhân.
Câu 2: Mobile CA tích hợp để ký điện tử trên mOffice thế nào?

Trả lời: moffice có tính năng ký điện tử bằng CA, khi người ký click vào nút ký điện tử trên Web hoặc trên Mobile, ngay lập tức hệ thống CA sẽ gửi 1 yêu cầu ký về số điện thoại đã đăng ký chứng thư số của người ký. Lúc đó người ký cần thực hiện ký ngay, nếu sau 05 phút người ký không thực hiện ký hệ thống tự động hủy phiên yêu cầu ký.
Câu 3: Chi phí mOffice có bao gồm chi phí Mobile CA không?

Trả lời: Chi phí của mOffice độc lập hoàn toàn với chi phí của Mobile CA.
Câu 4: Trong nghiệp vụ tạo mới văn bản có một số trường thông tin: Thể thức, độ khẩn, sổ văn bản.. tại sao thông tin lại ít như vậy?

Trả lời: Các trường dữ liệu này do Doanh nghiệp tự định nghĩa, có thể tự bổ sung theo thực tế tại doanh nghiệp.
Câu 5: Văn bản sau khi lưu lại có thể tìm kiếm lại được không?

Trả lời: Hệ thống cho phép tìm kiếm theo các tiêu chí khác nhau: loại văn bản, thời gian đến, trạng thái văn bản….
Câu 6: Hệ thống có cho phép soạn thảo trực tiếp trên phần mềm không?

Trả lời: Không được phép.
Câu 7: Lưu trữ tối đa bao nhiêu văn bản, dung lượng bao nhiêu?

Trả lời: Hiện tại, hệ thống không giới hạn việc lưu trữ, số lượng văn bản.
Câu 8: Trong luồng trình ký, cách thức xử lý ký theo thứ tự thế nào như thế nào?

Trả lời: Luồng trình ký là ký tuần tự, người trước ký xong mới tới người sau ký. Hệ thống hiển thị trạng thái ký để người trình ký theo dõi luồng trình ký.
Câu 9: Người ký có được phép sửa vào nội dung văn bản không?

Trả lời: Văn bản trình ký là file PDF để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu do đó người ký không thể sửa trực tiếp vào văn bản. Trường hợp từ chối ký, người ký có thể attach 1 file có kèm comment trả về cho người trình ký. Khi đó người trình ký tiếp nhận văn bản, chỉnh sửa xuất file PDF và trình ký lại.
Câu 10: Làm thế nào để nhận biết được văn bản đã được ký CA

Trả lời: Góc trên cùng bên trái có thông tin về Chứng thư số của người ký, trạng thái đã validate.
Câu 11: Văn bản sau khi ký CA có chỉnh sửa được không?

Trả lời: Văn bản đã ký CA không thể chỉnh sửa được, nếu có bất kỳ tác động nào vào file, lúc đó thông tin Chứng thư số hiển thị là Invalite - File đã bị giả mạo.
Câu 12: Làm thế nào để tích hợp Mobile CA gán cho người dùng?

Trả lời: Trong giao diện quản trị hệ thống, khi tạo mới người dùng cho phép nhập số điện thoại tích hợp chứng thư số, sau khi nhập vào, hệ thống sẽ gửi tới hệ thống CA để kiểm tra tính hợp lệ của CTS, nếu CTS hợp lệ hệ thống mOffice sẽ ghi nhận người dùng sở hữu chứng thư số đó.
Câu 13: Nếu chỉ muốn mua 10 User có được không?

Trả lời: Không được. Gói cơ bản thấp nhất là 20 user, do đó khách hàng cần mua tối thiểu 20 users.
Câu 14: Nếu khách hàng mua số lượng lẻ ví dụ 75 user thì cách tính thế nào?

Trả lời: mOffice cung dạng các gói cơ bản và add-one do đó, cách tính 75 user có thể tính theo cách sau: 01 gói cơ bản 50 users + 05 gói Addon 5 users.
Câu 15: Hình thức cung cấp trả trước hay trả sau?

Trả lời: Hình thức cung cấp trả trước, hết thời gian sử dụng khách hàng có thể đăng ký gia hạn dịch vụ.
Câu 16: Giá có thay đổi khi sau này muốn gia hạn.

Trả lời: Hiện biểu giá áp dụng theo khung giá quy định, việc thay đổi biểu giá do nhà cung cấp. Trong quá trình sử dụng dịch vụ, biểu giá không thay đổi.
Câu 17: Hiện khách hàng đang sử dụng gói 50 users, sau đó muốn mua thêm có được không?

Trả lời: Hệ thống cho phép mua bổ sung, cần có phiếu yêu cầu bổ sung, để thực hiện được khách hàng liên hệ với các Cửa hàng trực tiếp Viettel hoặc CTV bán hàng để được hỗ trợ.
Câu 18: Nếu đang sử dụng dịch vụ tôi có được phép tạm ngưng sử dụng không?

Trả lời: Khách hàng có thể tạm ngưng sử dụng dịch vụ, thời gian tạm ngưng tối đa theo quy định.
Câu 19: Nếu như hết hạn, KH không muốn sử dụng dịch vụ nữa hệ thống có cho khách hàng lấy lại dữ liệu không?

Trả lời: Nếu khách hàng muốn lấy lại dữ liệu vui lòng liên hệ Cửa hàng trực tiếp Viettel gần nhất điền phiếu yêu cầu, lấy phiếu hẹn, đến ngày hẹn khách hàng sẽ được Nhân viên Viettel bàn giao lại dữ liệu.