Chi cục thuế TP Hồ Chí Minh phối hợp với Viettel tổ chức giải đáp các thắc mắc câu hỏi thường gắp khi triển khai hoá đơn điện tử
Các câu hỏi thường gặp khi triển khai hoá đơn điện tử:
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử?
Trả lời:
1.Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai hình thức: tự xây dựng phần mềm hoặc thông qua nhà cung cấp giải pháp phần mềm (dịch vụ trung gian – Tvan).
+ Có quyết định áp dụng Hóa đơn điện tử, gửi cho CQT và được cơ quan thuế tiếp nhận. (Không cần phải có đơn đề nghị sử dụng hoá đơn theo mẫu 3.14 của TT 39/2014/TT-BTC)
+ Thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử theo quy định
Câu hỏi 2: Trường hợp người mua hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người bán có thể thực hiện được không? Và được chuyển đổi bao nhiêu lần?
Trả lời:
+ Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
+ Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Lưu ý: Doanh nghiệp nắm và cần phân biệt rõ điều 12 “người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của luật kế toán”.
Câu hỏi 3: Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không?
Trả lời:
+ Chưa có quy định xử phạt hành vi làm mất hóa đơn chuyển đổi.
Câu hỏi 4: Trường hợp doanh nghiệp được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn tự in, đặt in, có được miễn chỉ tiêu đóng dấu trên hóa đơn chuyển đổi sang hóa đơn giấy của HĐĐT?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.(CV 820/TCT-DNL ngày 13/03/2017 của TCT)
Câu hỏi 5: Nếu hóa đơn đã xuất ( đã lập và ký số) nếu có sai sót thì điều chỉnh như thế nào?
Trả lời:
+ Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ nhưng đúng MST
Theo thông tư 26/2015/TT-BTC “ …các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.”
+ Trường hợp 2: Sai sót khác (điều 9, thông tư 32/2011/TT-BTC)
“1. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Trường hợp 2:
Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Câu hỏi 6: Doanh nghiệp đã sử dụng hình thức hóa đơn đặt in/tự in, muốn sử dụng thêm hình thức hóa đơn điện tử có được không?
Trả lời:
Căn cứ khoản 3, điều 7, Thông tư 32/2011/TT-BTC:
“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.
Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn…”
Câu hỏi 7: Doanh nghiệp có thể sử dụng chung chữ ký số với khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp?
Trả lời:
Có thể sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp khác khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.
Tuy nhiên, CKS này phải được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
Câu hỏi 8: Trường hợp người mua không phải đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán không ký số hóa đơn điện tử, hóa đơn có hợp lệ hay không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì trên hoá đơn điện tử phải có Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
Công văn 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 của Bộ Tài chính: Nếu có hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, PXK, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người bán muốn đề nghị được miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử thì gửi văn bản đề nghị đến CQT quản lý trực tiếp để được xem xét từng trường hợp phát sinh cụ thể.
Câu hỏi 9: Hoá đơn điện tử có mấy liên? Làm thế nào để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế?
Trả lời:
HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó, HĐĐT không phải có tên liên hoá đơn, trong ký hiệu mẫu số HĐ sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên HĐ. (CV 1721/TCT-DNL ngày 14/5/2014)
Để biết hoá đơn điện tử của bên bán đã thông báo phát hành đến cơ quan thuế, Doanh nghiệp vào Website tracuuthue.viettelsolution.com.vn liên thông dữ liệu của ngành thuế.
